PRM’YE GENEL BAKIŞ
Daha önce tartışıldığı gibi, risk yönetimi bir proje yaşam döngüsünün tüm aşamalarında gerçekleştirilir. PRM’nin kilit noktaları aşağıda listelenmiştir:
• Bir PRM ekibinin geliştirilmesi.
• Risk planlaması.
• Risk değerlendirmesi.
• Risk tanımlaması.
• Risk sahibinin atanması.
• Olasılıkların ve sonuçların atanması.
• Risk tetikleyicilerinin atanması.
• Risk kaydı.
• Risk yönetimi.
• Risk izleme.
• RMP.
• Risk iletişimi.
PRM EKİBİNİN GELİŞTİRİLMESİ
Risk yönetimi ekibi (çalışma grubu), risk yöneticisi veya baş risk görevlisi tarafından yönetilen proje yönetimi ekibi içinde ayrı ve genellikle bağımsız bir birimdir. Proje faaliyetlerine (tedarik, iletişim, kalite kontrolü, personel vb.) değer verilmesine yardımcı olur.
Diğer risk değerlendirme çalışmalarında olduğu gibi PRM’yi gerçekleştirmek için iyi organize edilmiş bir ekip geliştirilmelidir. Açıkçası, ekibin kapsamı projenin göreceli büyüklüğüne göre belirlenmelidir. Çok küçük bir proje için, “ekip” sadece proje yöneticisinden (PM) oluşabilir. Büyük bir proje için PRM ekibinde birçok kişi olabilir.
PRM ekibinin bir parçası olarak düşünülmesi gereken personel türleri aşağıdaki gibidir:
• Zamanlayıcı/maliyet tahmincisi.
• Risk yönetimi uzmanı.
• Projede yer alan el sanatlarının temsilcileri.
• Teknik alanların her biri için KOBİ’ler.
• Proje kritik nitelikteyse avukatlar.
Risk Planlama
Risk planlama süreci, genellikle projenin başlangıç ve planlama aşamalarında, mümkün olduğunca proje yaşam döngüsünde başlamalıdır. Planlama, risk yönetiminin aşamasını ve tonunu belirler ve etkileşimli strateji geliştirme için belgelenmesi ve düzenlenmesi gereken birçok kritik ilk kararı içerir.
Risk planlaması, PRM ekibi veya PM tarafından yürütülür. Risk planlaması, metrikler ve diğer mekanizmalar dahil olmak üzere riskleri yönetmek için yöntemler oluşturmalı veya bu metrik ve mekanizmalardaki değişiklikleri belirlemeli ve belgelemelidir.
Proje ile ilgili olarak verilecek uyarlama kararlarının bir parçası olarak resmi bir risk yönetimi iletişim planının yazılıp yazılmayacağı ve uygulanıp uygulanmayacağını belirlemek için bir iletişim yapısı geliştirilmelidir. Risk planlama sürecine girdi, proje hedeflerini, varsayımları, misyon ihtiyaç beyanını, müşteri/paydaş beklentilerini ve saha ofisi risk yönetimi politikalarını ve uygulamalarını içerir.
Ekip ayrıca, projede başarılı bir risk yönetimi için hem insan hem de malzeme olmak üzere hangi kaynakların gerekli olacağını belirlemelidir. Ayrıca, proje için bir başlangıç raporlama yapısı ve dokümantasyon formatı da oluşturulmalıdır.
Risk Skoru nedir
L Tipi Matris risk analizi örneği
Risk Nedir
Risk Değerlendirme adımları
Sistematik olmayan risk Nedir
Piyasa riski Nedir
Risk Çeşitleri Nelerdir
Risk analizi Nedir
Risk planlaması için genel hedefler:
Projenin genel risk yapısını belirleyin. Proje tehlikeli maddeler veya tehlikeli süreçler içeriyor mu? Bu ulusal güvenlik çıkarlarına yönelik bir proje mi yoksa bir bahçe kulübesi mi? PRM ekibinin arzu ettiği genel deneyim ve proje bilgisini oluşturun.
Çeşitli risk yönetimi görevleri için roller ve sorumluluklar içeren bir başlangıç sorumluluk atama matrisi geliştirilmelidir. Bu sorumluluk atama matrisi aracılığıyla, uzmanlıktaki boşluklar belirlenmeli ve bu uzmanlığın kazanılmasına yönelik planlar geliştirilmelidir.
Risk planlama sürecinin sonucu RMP’dir. RMP, risk yönetiminin tüm bileşenlerini – yani risk tanımlama, analiz ve azaltma – işlevsel bir bütün halinde birbirine bağlar. Plan, proje ekibinin tüm üyelerini ve paydaşları, riskin nasıl yönetileceğini ve projenin ömrü boyunca onları kimin yöneteceğini bilgilendiren proje planının ayrılmaz bir parçasıdır. İlk proje onay paketinin bir parçası olmalıdır. RMP’nin tamamlayıcısı, sürekli güncellenen ve proje ekibi tarafından günlük kılavuz olarak kullanılan bir risk kaydıdır.
Risk değerlendirmesi
Genel olarak, bu metinde açıklanan risk değerlendirme teknikleri, PRM için kullanılanlarla aynıdır. Ancak, bağlam her proje türü için özeldir. Aşağıdaki bölümler bunu daha fazla açıklamaktadır.
Risk tanımlaması
Risk yönetimi sürecindeki her adımda olduğu gibi, proje yaşam döngüsü boyunca (1–3) sürekli olarak risk tanımlaması yapılmalıdır. Risk tanımlamaya başlamak için proje öğelerini bir RBS’ye ayırın. RBS, risklerin hiyerarşik yapılandırılmasıdır. Proje risklerini sunmak ve riskin en olası kaynağını göstermek için bu risklerin bir veya daha fazla hiyerarşik şekilde anlaşılmasını sağlamak için yapılandırılmış ve organize bir yöntemdir.
RBS, proje riskinin tutarlı bir tasvirini temsil eden ve kendisini daha geniş bir risk analizine veren organize bir risk listesi sağlar. Yapının üst seviyeleri proje, teknik, dış ve iç risklere göre ayarlanabilir; ikinci katman maliyet, zamanlama ve kapsam olarak ayarlanabilir.
Proje için anlamlı olduğu ve risk analizinin bir sonraki adımına uygun olduğu için her bir katman daha da bölünebilir. Yararlı olması için, RBS’nin en az üç katmanı olmalıdır. RBS’yi geliştirmek, proje veya proje organizasyonunun gerektirdiği gibi sadece bir metodolojidir.
RBS, aşağıdakileri bilgilendirmek için kullanılabilir:
• RMP güncellemeleri.
• İş kırılım yapısı (WBS).
• Maliyet tahminleri.
• Anahtar planlama varsayımları.
• Ön programlar.
• Satın alma stratejisi belgeleri.
• Teknoloji hazırlık değerlendirmesi (TRA) bilgileri.
• Proje tanımı derecelendirme indeksi (PDRI) analizleri.
• Tasarımda güvenlik hususları.
• Güvenlik analizi varsayımları.
• Sismik, rüzgar ve sel gibi çevresel hususlar.
• Koruma önlemleri ve güvenlik analizi varsayımları.
• Gereksinim belgeleri veya veritabanları.
• KOBİ görüşmeleri.
• Paydaş girişi.
• Tasarımlar veya özellikler.
• Tarihsel kayıtlar.
• Dersler öğrenildi.
• Projeyle ilgili herhangi bir yasama dili. Diğer benzer projeler.
• İlgili yayınlanmış materyaller.
Riskleri ortaya çıkarmak için kullanılabilecek çeşitli teknikler arasında beyin fırtınası, görüşmeler ve diyagram teknikleri yer alır. Tekniği ne olursa olsun, sonuç sınırlayıcı olmamalı ve kendi kısıtlamaları içinde barındırılabilecek en fazla sayıda bilgili katılımcıyı içermelidir. Ayrıca, katılımcıların projeyi etkileyen ancak projenin kontrol etme yeteneğinin dışında kalan riskleri ele alması gerekir.
PRM ekibi riskleri belirlerken, bilgileri etkileyebilecek önyargıların farkında olmaları önemlidir. Risk tanımlamasının kolaylaştırıcısının bilmesi gereken tipik önyargılar şunları içerir (3):
• Kanıt yanlılığının onaylanması çelişkili bilgilerden kaçınılırken mevcut bakış açılarını destekleyen bilgiler desteklenir.
• Sabitleme, sağlanan ilk bilgilere orantısız ağırlık verir.
• Batık maliyet – geçmiş seçimleri haklı çıkaracak şekilde seçimler yapma eğilimi, yön değiştirme isteksizliği.
Bir risk tanımlanırken, hem risk olayı hem de proje üzerindeki sonuçları açısından açıkça belirtilmelidir. Tanımlanan riskin formatı genellikle neden/risk/sonuç şeklinde olmalıdır.
Risklerin, bu özelliklerin ortak yönlerine dayalı olarak kategoriler halinde gruplandırılmasını kolaylaştırmak için, neden, risk ve etkinin ayrı alanlarda kaydedilmesi tercih edilebilir.
Riskler, mümkün olduğunca faaliyetlerle veya WBS ile ilişkilendirilmelidir. İKY’nin tasarımı ve kullanımlarıyla ilgili bir proje yönetimi metnine bakın. Bağlantı, özellikle risk sahibi farklıysa önemlidir, çünkü risk sahiplerinin risk ele alma stratejileri üzerindeki çabalarını koordine etmesi gerekebilir.
PRM ekibi hem fırsatları hem de tehditleri yakalamalıdır. Fırsatlar genellikle projeler arasında ve projeler arasında paylaşılır. Bir katılımcı için fırsatların bir diğeri için zararlı olabileceği unutulmamalıdır; bu nedenle işbirliği içinde çalışılmalıdır.